Viele Informationen zu verteilen kann aufwendig sein – mit Newslettern geht es viel leichter. (Foto: W. Schmidt)

E-Mail-Newsletter kommen in meiner Broschüren-Reihe gar nicht vor: Ein großes Versäumnis, denn Newsletter sind großartig! Selbstverständlich liest nicht jeder Empfänger den Newsletter aufmerksam – aber es werden ja auch viele Flugblätter ungelesen weggeworfen.

Man kann ungefähr von diesen Größenordnungen ausgehen:

  • Bei Facebook hat man „Fans“ oder „Freunde“: Wenn eine Kirchengemeinde auf ihrer Facebook-Seite etwas schreibt, sehen das nur ungefähr 10-20% der „Fans“! (Im Einzelfall können die Zahlen sehr stark schwanken.)
  • Ein E-Mail-Newsletter hingegen wird von 40-70% der Empfänger geöffnet.

Newsletter sind also ein sehr günstiger und guter Weg, um regelmäßig in Kontakt zu sein.

Hier fasse ich Ihnen kurz die wichtigsten Informationen zu Newslettern zusammen.

Einstieg: Was ist ein Newsletter?

Sie kennen alle Newsletter aus Ihrem E-Mail-Postfach. Dabei gibt es noch ein paar Unterschiede, die Ihnen vielleicht nicht bewusst sind. Manche Newsletter werden automatisch zusammengestellt, zum Beispiel individuell an jeden Empfänger angepasst, oder nach einem bestimmten System automatisch verschickt. Für uns interessant ist die klassische Form: Ein Redakteur erstellt eine Mail, die er dann zum gewünschten Zeitpunkt an alle Adressen verschickt.

So könnte Ihre Einrichtung Ihre Neuigkeiten alle paar Wochen in einer Mail zusammenfassen und an Interessierte schicken.

Der schwierige Anfang: Empfänger sammeln

Newsletter dürfen niemandem ungefragt geschickt werden (siehe auch unten). Das bedeutet: Zunächst haben Sie niemanden, dem Sie den Newsletter schicken dürfen. Vor dem ersten Versand müssen Sie also damit beginnen, Adressen zu sammeln.

Damit Ihr Newsletter sich lohnt und Sie einige Adressen haben, müssen Sie konsequent auf Ihren Newsletter hinweisen:

  • Weisen Sie auf Ihrer Homepage prominent auf das Angebot hin, künftig die Neuigkeiten als Newsletter zu kriegen. Der Hinweis sollte auf jeder Seite sichtbar sein.
  • Auf allen Publikationen sollte zumindest der Hinweis auf Ihre Internetseite stehen. Bei einigen passt auch noch gut der Hinweis auf den Newsletter dazu: Zum Beispiel im Gemeindebrief sollte immer der kurze Hinweis stehen, wie man sich anmelden kann.
  • Besonders zum Start kann auch auf allen verfügbaren Wegen groß darauf hingewiesen werden, auch bei den Vermeldungen im Gottesdienst und im Schaukasten.
  • Zu jeder dienstlichen Mailadresse gehört eine „Signatur“, also das automatische Einfügen der Kontaktdaten unter dem Mailtext. Dort sollten Sie auch den Hinweis auf den Newsletter ergänzen.
  • Oft gibt es beim „Kundenkontakt“ (z.B. Anmeldung zur Erstkommunion oder einer Veranstaltung) ein Formular: Fragen Sie bei jedem Formular auch ab, ob man der Person künftig den Newsletter schicken darf.
  • Bei Veranstaltungen kann man eine Liste rumgehen lassen, bei der die Anwesenden sich zum Newsletter eintragen können.

Mich überrascht immer wieder, dass viele Personen Newsletter kriegen wollen. Nach meiner Erfahrung hat man beim konsequenten Hinweisen auf den Newsletter innerhalb weniger Wochen die ersten hundert Adressen beisammen, sodass sich der Newsletter lohnt.

Eventuell lohnt es sich, Ihre Empfänger zu unterteilen: Beim Gemeindebrief wird ja auch vorgeschlagen zwei verschiedene Zielgruppen und Formate zu wählen. Je nachdem, was Sie mit Ihrem Newsletter erreichen wollen, kann eine Unterteilung sinnvoll sein (siehe auch unten).

Rechtliches

Nachweisbare Anmeldung, einfache Abmeldung

Immer wieder kriege ich mit, dass Einrichtungen einfach allen eine Mail schicken, deren Adresse sie irgendwoher haben. Das ist verboten und kann teuer werden! Sie sind verpflichtet einen Nachweis darüber zu haben, dass der Empfänger sich zum Newsletter angemeldet hat. Das kann die Unterschrift auf einem Formular oder einer Anmeldeliste sein, eine Mail von der Adresse oder eine zweistufige Anmeldung (Double-Opt-In: nach dem Eintragen der Adresse auf einer Internetseite erhält der Interessierte eine Bestätigungs-Mail, in der er einen Link anklicken muss) sein.

Ebenso muss man sich problemlos abmelden können: In jeder Newsletter-Mail sollte es einen Link geben, über den man sich automatisch abmeldet. Zusätzlich kann man sich selbstverständlich auch per Mail oder Anruf abmelden.

Adressen nicht weitergeben

Auch für Mailadressen gelten die strengen Regeln des Datenschutzes. Geben Sie die Adressen nie an andere weiter. Hin und wieder kommt es noch vor, dass jemand eine Mail an alle Bekannte schickt und alle Adressen für alle Empfänger sichtbar sind – das ist streng verboten. Nur falls Sie einen vertrauenswürdigen Dienstleister für den Mail-Versand nutzen (siehe unten), muss dieser offensichtlich die Adressen erhalten.

In Mails generell: keine Daten verschicken

Bedenken Sie, dass der Inhalt von E-Mails so schlecht geschützt ist wie der Text auf einer Postkarte. Schreiben Sie in Mails keine personenbezogenen Daten (außer dienstliche Kontaktdaten). Wie Sie wissen, ist das Interesse am Thema Datenschutz in letzter Zeit sehr gewachsen, also seien Sie immer sparsam mit allen Daten.

Nicht erfassen, wer was wann anklickt – nur anonymisiert

Technisch ist eine umfassende Auswertung darüber möglich, wer wann Ihren Newsletter geöffnet und welchen Link angeklickt hat. Offensichtlich gehen Sie diese Informationen nichts an: Wählen Sie Ihre Einstellungen so, dass nur anonymisierte Informationen erhoben werden, um Ihre Reichweite zu prüfen.

Impressum

Auch in Newslettern muss ein Impressum angegeben werden.

Datenschutzerklärung

In der Datenschutzerklärung Ihrer Internetseite muss der Newsletter erwähnt werden: Schreiben Sie, welche personenbezogenen Daten für den Newsletter gesammelt werden. Verweisen Sie bei der Anmeldung zum Newsletter auf Ihre Datenschutzerklärung.

Inhalt und Zyklus

Newsletter eignen sich für unterschiedliche Anliegen. Kirchengemeinden könnte zum Beispiel einerseits die engagierten Ehrenamtlichen zeitnah über alle Neuigkeiten informieren; andererseits könnte sie mit einem Newsletter alle paar Monate den Kirchenfernen das Wichtigste mitteilen. Beide Anliegen sind sinnvoll, also könnten zwei verschiedene Empfängerlisten angelegt werden. Augenscheinlich ist auch, dass ein Newsletter in Abstimmung mit anderen Medien, hier vor allem dem Gemeindebrief, geplant werden muss. Toll wäre es zum Beispiel, wenn für die Kirchenferneren zu Beginn der Advents- oder Fastenzeit ein Gemeindebrief-„Magazin“ verteilt wird; und wenige Tage vor Weihnachten bzw. Ostern wird dann per E-Mail-Newsletter noch einmal zum Mitfeiern eingeladen.

Welche Inhalte, welche Textlänge und welcher Erscheinungszyklus sinnvoll sind, hängt also sehr von Ihrer Zielgruppe ab; hier gibt es keine allgemein gültigen Regeln.

Hoffentlich brauche ich Ihnen folgendes schon gar nicht mehr sagen, weil Sie es längst verinnerlicht haben: Der Newsletter fußt auf Ihren Fundamenten (vergleiche Broschüren zur Öffentlichkeitsarbeit), ist also wie die anderen Säulen gemäß Ihrem Corporate Design gestaltet.

Newsletter-Dienste

E-Mails verschicken kann jeder, doch für einen Newsletter sollte man spezielle Dienste nutzen. Dabei können zwar geringe Kosten anfallen, doch die sind gut investiert. Die Vorzüge eines Newsletter-Dienstes sind unter anderem:

  • Adressverwaltung: Die Mailadressen können in verschiedenen Listen sortiert und verwaltet werden.
  • Automatische An- und Abmeldeverfahren: Damit die An- und Abmeldung gemäß den rechtlichen Vorgaben geschieht, übernehmen die Dienste diese Aufgabe vollautomatisch.
  • Auswertung: Die Dienste können erfassen, ob die Mails geöffnet (also gelesen) werden und ob die Links angeklickt werden. So erhält man Zahlen, mit denen man entscheiden kann, ob diese Form der Öffentlichkeitsarbeit effizient ist.
  • HTML-Mails: Zu einem guten Newsletter gehören Bilder; dies ist mit HTML-Mails möglich. Mit einem normalen E-Mail-Programm lassen sich kaum ansprechende Mails erstellen, daher bieten die Newsletter-Dienste Vorlagen für eine einfache Gestaltung.
  • Höhere Zustellungsquote: Jeder Newsletter kann fälschlich als Spam markiert werden, also als unerwünschte Werbung. Damit dies nicht oft passiert, nutzen die Newsletter-Dienste verschiedene Techniken.

Eine Übersicht verschiedener Dienste finden Sie beispielsweise hier: http://www.emailtooltester.com/newsletter-tools/

Haben Sie bereits einen Newsletter oder überlegen einen anzubieten? Ich würde mich freuen, von Ihren Erfahrungen und Einschätzungen zu hören!

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